採用お断りメールの書き方！例文とポイント付きで徹底解説

採用において、応募者への丁寧な対応は企業の印象を大きく左右します。特に「採用お断りメール」は、応募者とのコミュニケーションの重要な部分であり、適切な書き方が求められます。

この記事では、例文やポイントを交えながら、書類選考や面接後の不採用通知、アルバイト採用のケースなど、さまざまなシーンに対応した採用お断りメールの書き方を解説します。

採用お断りメールの役割とは
- 採用お断りメールによる企業イメージへの影響
採用お断りメールの例文：シーン別テンプレート
採用お断りメール作成時のポイント
まとめ：採用お断りメールで企業の信頼性を高める

採用お断りメールの役割とは

採用お断りメールの役割とは
採用お断りメールは単に不採用を伝える手段ではなく、応募者との関係を維持し、企業の信頼性やブランドイメージを高める役割を果たします。

ABABAが2024年に実施した「志望度の高い企業から不採用通知（お祈りメール）を受け取った時の感情に関する調査」によると、志望度の高い企業から不採用通知を受けた就活生の85％が「その企業を嫌いになった」と回答し、83％が「形式的で冷たい印象を受けた」と感じています。この結果から、丁寧で配慮のあるメールは応募者のネガティブな感情を軽減し、企業の好感度を維持する鍵となります。

採用お断りメールによる企業イメージへの影響

志望度の高い企業からの不採用通知は、応募者の感情に大きな影響を与えます。

先ほどと同じくABABAの調査によると、43％の応募者が不採用通知後に「その企業の製品やサービスを今後使わない」と回答し、23％が「周りにおすすめしない」としています。

丁寧なメールは、応募者の失望を和らげ、企業の評判を守るために欠かせません。

感謝の表明：応募者の時間と努力を尊重し、感謝の言葉を必ず含める
明確な結果の伝達：不採用の理由を適切に説明し、曖昧さを避ける
ポジティブな締めくくり：今後の活躍を祈る言葉で好印象を残す

３つの要素を取り入れることで応募者の企業に対する信頼感を維持し、将来的な再応募やポジティブな口コミにつなげることが可能です。

調査結果からも、丁寧な対応は応募者の企業に対するネガティブな感情を軽減し、長期的なブランドイメージの向上に貢献することが明らかです。

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採用お断りメールの例文：シーン別テンプレート

それでは、具体的なシーンに応じた採用お断りメールの例文を6つご紹介します。

感謝の表明、明確な結果の伝達、ポジティブな締めくくりを取り入れた内容となっているので、そのままコピーして活用ができます。

書類選考後の場合

書類選考で不採用となった場合、簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。以下は、書類選考の不採用通知の例文です。

件名：〇〇株式会社書類選考の結果について

本文：
〇〇様
この度は、〇〇株式会社の〇〇職の募集にご応募いただき、誠にありがとうございます。慎重に書類選考を行いましたが、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご提出いただいた書類からは、〇〇様の豊富なご経験と熱意が伝わってまいりました。しかし、今回はより当社の求めるスキルセットに合致した候補者を優先させていただきました。
ご応募いただいたことに心より感謝申し上げるとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当〇〇

この例文は、感謝の意を伝えつつ、不採用の理由を簡潔に説明しています。書類選考の段階では詳細なフィードバックが難しいため、応募者の努力を認め、ポジティブな印象を残すことがポイントです。実際に、書類選考の不採用メールは応募者が最初に目にする正式な連絡であるため、丁寧さが特に求められます。

具体的なフィードバックを加える場合

応募者に具体的なフィードバックを提供する場合の例文です。

件名：〇〇株式会社書類選考の結果について

本文：
〇〇様
この度は、〇〇株式会社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございます。慎重に書類選考を進めた結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
〇〇様のご経験は非常に魅力的でしたが、今回は〇〇のスキルや経験を特に重視した選考基準により、ほかの候補者を優先させていただきました。今後、〇〇の領域でさらに活躍されることを期待しております。
ご応募いただいたことに深く感謝申し上げるとともに、〇〇様の今後のご成功を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当〇〇

フィードバックを加える場合は、不採用の理由をやや具体的に述べつつ、応募者の努力を称賛することがポイントです。具体的なフィードバックは、応募者が次の機会に向けて改善点を把握する助けとなり、企業の誠実さをアピールできます。

面接後の場合

面接後の不採用通知は、応募者が時間と労力をかけて面接に臨んだことを考慮し、より丁寧な文面が求められます。

面接後の不採用メールでは、応募者の努力を認め、可能な限り建設的なフィードバックを提供しましょう。

件名：〇〇株式会社面接の結果について

本文：
〇〇様
この度は、〇〇株式会社の〇〇職の面接にお越しいただき、誠にありがとうございます。慎重に選考を進めた結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
面接では、〇〇様の〇〇に関する知識と情熱が非常に印象的でした。しかし、今回は当社の現在のニーズに最も合致するスキルセットを持つ候補者を優先させていただきました。
ご応募および面接にお時間をいただいたことに深く感謝申し上げるとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当〇〇

面接後に不採用通知を送る場合は、面接での印象を具体的に触れつつ、不採用の理由を簡潔に説明することがポイントです。面接後のメールは、応募者が直接企業と接触した後の連絡であるため企業の印象を強く左右します。丁寧な対応が、応募者の再応募意欲や口コミに影響を与えることを忘れないでください。

応募者からの質問に答える場合

応募者から不採用理由についての質問があった場合、丁寧に回答する例文です。

件名：〇〇株式会社選考結果に関するご質問について

本文：
〇〇様
この度は、〇〇株式会社の〇〇職にご応募いただき、またご質問をいただきありがとうございます。選考結果についてのご質問にお答えいたします。
慎重に選考を行いましたが、今回は〇〇のスキルや経験を特に重視した結果、ほかの候補者を優先させていただきました。〇〇様のご経験は非常に魅力的でしたが、現在のポジションの要件とのマッチングを優先した結果でございます。
ご質問いただいたことに感謝するとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当〇〇

応募者からの質問に答える場合は、応募者の質問に真摯に答える姿勢を示すことがポイントです。応募者とのコミュニケーションを丁寧に続けることで、企業の信頼性を高められます。

アルバイトの場合

アルバイト採用や定員に達した場合の不採用通知は、正社員採用とは異なる配慮が必要です。
アルバイトの応募者には、簡潔で親しみやすいトーンが効果的です。

件名：〇〇株式会社アルバイト採用の結果について

本文：
〇〇様
この度は、〇〇株式会社のアルバイト募集にご応募いただき、ありがとうございます。慎重に選考を行いましたが、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
〇〇様の明るい人柄や意欲は非常に魅力的でしたが、今回は他の候補者を優先させていただきました。
ご応募いただいたことに感謝申し上げるとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当〇〇

アルバイト採用の場合、応募者は学生や若年層であることが多いため、堅苦しすぎない文面にすることがポイントです。この例文は、簡潔でありながら応募者の努力を認め、好印象を残す内容です。アルバイトの応募者は再応募の可能性が高いため、ポジティブな関係を維持することが重要です。

定員充足の場合

定員に達したことを理由とする不採用通知の例文です。

件名：〇〇株式会社採用定員充足のお知らせ

本文：
〇〇様
この度は、〇〇株式会社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございます。慎重に選考を進めてまいりましたが、募集定員に達したため、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
〇〇様のご応募内容は非常に魅力的で、選考過程で高く評価されておりました。今後、追加募集の際にはぜひ再度ご応募いただければ幸いです。
ご応募いただいたことに深く感謝申し上げるとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
採用担当〇〇

定員充足の場合、応募者に非がないことを強調し、再応募を促す文言を入れることがポイントです。これで応募者のモチベーションを維持できます。このようなメールは、企業の採用状況を透明に伝え、応募者との信頼関係を築くために有効です。