採用連絡は電話とメールの使い分けが重要！返事のタイミングや、例文も紹介

採用面接後の連絡は、応募者との最初の本格的なコミュニケーションの一歩。ここでの対応次第で、応募者の企業に対する印象や入社意欲が大きく変わることをご存じですか？

迅速で適切な採用連絡は、優秀な人材を引き寄せ、内定辞退を防ぐ重要なカギとなります。

本記事では、採用連絡の目的やタイミング、さらにそのまま使える例文まで詳しくご紹介。スムーズな採用活動を実現するため、ぜひご覧ください！

採用連絡とは

採用連絡とは、企業が選考の結果を応募者に伝える手段のことです。これは、内定通知と不採用通知の両方を含みます。

採用連絡は、応募者の将来に大きく影響を与えるため、迅速かつ誠実な対応が求められます。また、この連絡は企業の印象を左右する重要な機会でもあり、対応次第で企業イメージを向上させることができます。

採用連絡をする目的

採用連絡の目的は、以下の5つがあります。

内定を伝える

採用連絡の最も基本的な目的は、応募者に内定の結果を伝えることです。企業の採用意図を示し、応募者との意思疎通を図ることが重要です。

また、内定の際には「どのような点が評価されたか」を具体的に伝えると、応募者のモチベーション向上に繋がります。

他社の選考状況を確認する

応募者が他社の選考を同時に進めているケースは多く、とくに売り手市場（求人数が多く、就職希望者が少ない状況）では優秀な人材の早期確保が困難です。

さらに、少子高齢化の影響で生産年齢人口が減少しており、とくに以下の業界では人材不足が顕著です。

• 医療・福祉業（医療、看護、介護、保育など）
• 建設業
• サービス業
• 運輸業
• 警備・保安業

就職・転職活動では、貴重な人材ほど複数の企業から同時に選考を受け、内定の争奪戦が起こります。他社からの内定が出ている、もしくは志望度の高い企業の選考が進行中の場合、迅速な対応と的確なフォローが重要です。

選考状況をいち早く把握し、応募者の現時点での入社意欲を確認することで、条件調整など柔軟な対応ができます。

内定辞退を回避する

内定辞退の主な原因には、他社からの内定や入社への不安があります。

以下は、2023年卒の内定辞退率に関する情報です。

出典：就職プロセス調査（2023年卒） 「2023年3月度（卒業時点） 内定状況」| 株式会社リクルート

2022年卒と比較すると、2023年卒は全体的に辞退率がわずかに上昇しています。3月卒業時点では、前年が95.3%だったのに対し、2023年は94.5%となっていますが、6月から9月にかけての増加傾向は2023年が顕著でした。

またこのデータからは、選考が進むにつれて辞退率が高まること、そして企業にとっては早期の内定者フォローが重要であることがわかります。

採用連絡を通じて、応募者とのコミュニケーションを図り、不安や疑問を解消することが大切です。

企業イメージの向上

採用連絡は企業のイメージ形成にも大きく影響します。迅速かつ丁寧な対応は、応募者に対して誠実さや歓迎の意志を伝える重要な機会です。

一方で、連絡が遅れたり不適切な対応があったりすると、応募者からの信頼を失い、企業の評判に悪影響を及ぼす可能性があります。不満を持った応募者が就職サイトやSNSに悪い口コミを投稿することで、企業イメージが低下することも十分に考えられます。

実際、株式会社ブランドクラウドの調査によると、「ブラック」「ヤバい」「やめとけ」などの言葉が企業名検索時に出て来たとき、就活生が企業に対して抱く不安な印象を抱くとしています。

出典：就活生の企業情報収集に関する意識調査 | 株式会社ブランドクラウド

さらに、就活生の52.8％が企業の評判を事前に調査した経験があり、その際就職サイトを利用した人は67.2％と最も多い結果となっています。

出典：就活生の企業情報収集に関する意識調査 | 株式会社ブランドクラウド

就職サイトには実際に採用された人たちの口コミが掲載されることもあるため、企業は常に応募者への対応に注意を払う必要があります。

入社意欲の維持・向上

採用連絡後も、入社までのフローや今後の予定を適切に説明し、内定者が安心して入社できるようフォローすることが重要です。内定者フォローとは、企業が内定者と適切なコミュニケーションを図り、信頼関係を築く活動を指します。

フォローが不十分だと、内定者が不安を感じ、早期離職に繋がるリスクがあります。そのため、現場社員の協力を得た部門横断的なサポートが不可欠です。内定者が入社後の具体的な仕事のイメージを膨らませ、不安を解消できるよう、積極的な情報提供と交流の場を設けることが求められます。

とくにZ世代は、社風や職場の雰囲気、仕事内容、その進め方に対して強い関心を持っています。

出典：「2024年新卒採用 大学生の就職活動に関する調査」| 株式会社リクルートマネジメントソリューションズ

こうした関心に応えるフォローを行うことで、内定者の入社意欲を維持・向上させ、ミスマッチを防ぐことが期待できます。

採用連絡は電話とメールの使い分けが重要

採用連絡には、電話とメールのどちらを使うかの判断が必要です。

内定などの重要な連絡は電話で伝えることで、迅速に候補者の反応を確認し、疑問点を解消しやすくなります。

一方で、不採用の連絡や確認事項の送信には、メールが適しています。メールは文章として残るため、誤解を避けることができる利点があります。

状況に応じた使い分けが、候補者との円滑なコミュニケーションに繋がります。

採用連絡を入れるタイミング

採用連絡は一般的に、面接から1週間以内に行うのが理想です。

不採用の通知についても結果が出た時点で早めに伝えることで、候補者の心理的負担を軽減し次のステップを踏み出しやすくします。

採用連絡に使える例文を紹介

ここからは採用連絡に使える便利な例文を紹介します。

電話・メールそれぞれ紹介していますので、ぜひ活用してくださいね。

内定連絡の例文（電話） 

〇〇さん、お世話になっております。 株式会社△△の採用担当□□です。 先日の面接の結果ですが、〇〇さんをぜひ弊社にお迎えしたいと考えております。 詳細についてはメールでお送りしますので、ご確認ください。 ご不明点があればお気軽にお尋ねください。

【内定連絡を電話でかける際のポイント】

• 電話をかける前に、企業名や担当者名、応募者名の確認から始め、選考結果や今後の流れについて明確に伝える準備をする
• 聞き取りやすい声でゆっくりと話し、相手が理解しやすいように心掛ける
• 内定通知を行う際には、「この度はご応募いただきありがとうございました」といった感謝の言葉を最初に述べる

内定連絡の例文（メール）

件名：内定通知のご連絡【株式会社△△】 〇〇 様 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 この度の選考の結果、〇〇様に内定をお知らせいたします。詳細につきましては、添付の資料をご確認ください。 ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。 敬具 株式会社△△ 採用担当□□

【内定連絡をメールで送る際のポイント】

• 選考過程での評価や理由を述べ、応募者に対する配慮を示す
• 入社日や必要な手続きについて具体的に記載する
• 今後一緒に働くことへの期待感を伝える

不採用連絡の例文（メール）

件名：選考結果のご連絡【株式会社△△】 〇〇 様 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 この度の選考の結果、誠に残念ながら〇〇様をお迎えすることができない結果となりました。 今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具 株式会社△△ 採用担当□□

【不採用連絡をメールで送る際のポイント】

• 不採用理由は基本的に記載しない
• 応募者の今後の活躍を祈念する言葉を添える

まとめ

採用連絡は、候補者への通知だけでなく、企業イメージの向上や候補者の将来の就職活動にも大きく影響します。電話とメールの使い分けや、タイミングを考慮した迅速な対応が求められます。

例文を活用し、誠実なコミュニケーションを心掛けることで、信頼関係を築くことが可能です。採用活動を円滑に進めるために、最後まで気を抜かず、丁寧な対応を意識しましょう。